Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony powoli.studio, kontaktem z Powoli Studio, rezerwacją konsultacji i Sesji, zakupem i realizacją usług coachingowych oraz korzystaniem z innych usług udostępnianych przez Powoli Studio.

1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Krzesimir Ostrowski, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Krzesimir Ostrowski, posługujący się marką Powoli Studio, z adresem:

   Al. Wilanowska 103/71
   02-765 Warszawa
   NIP: 5213910958
   
   

2. Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych jest możliwy:

   • za pośrednictwem poczty elektronicznej: kontakt@powoli.studio;

   • telefonicznie: 501 780 704.

3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z usług Powoli Studio Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;

• adres e-mail;

• numer telefonu;

• dane podane podczas rezerwacji konsultacji lub Sesji;

• informacje związane z zakupem Usługi i dokonaniem płatności;

• dane niezbędne do wystawienia faktury;

• informacje o terminach i historii rezerwacji;

• treść korespondencji z Administratorem;

• dane przekazywane podczas procesu coachingowego i utrwalone w notatkach roboczych;

• nagrania audio Sesji oraz powstałe na ich podstawie transkrypcje, jeżeli Klient wyraził odrębną zgodę na nagrywanie;

• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej;

• dane związane z zapisem do newslettera, jeżeli newsletter zostanie uruchomiony i użytkownik dokona zapisu.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

3. Szczególne kategorie danych osobowych

1. W trakcie procesu coachingowego Klient może dobrowolnie przekazać informacje stanowiące szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, w szczególności dane dotyczące zdrowia.

2. Podanie takich danych nie jest warunkiem korzystania z coachingu.

3. Jeżeli szczególne kategorie danych mają zostać utrwalone w notatkach coachingowych, Administrator przetwarza je na podstawie wyraźnej zgody Klienta, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

4. Jeżeli takie dane znajdą się w nagraniu audio lub transkrypcji Sesji, ich przetwarzanie następuje na podstawie odrębnej wyraźnej zgody obejmującej nagrywanie i przetwarzanie nagrania.

5. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

RODO zasadniczo zakazuje przetwarzania szczególnych kategorii danych, ale przewiduje m.in. możliwość ich przetwarzania na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą. Eur-Lex

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Kontakt i obsługa zapytań

Dane przekazane w związku z kontaktem z Powoli Studio są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi;

• prowadzenia korespondencji;

• przedstawienia informacji dotyczących usług;

• podjęcia działań zmierzających do ewentualnego rozpoczęcia współpracy.

Podstawą przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt dotyczy działań podejmowanych przed zawarciem umowy;

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.

4.2. Bezpłatna konsultacja i rezerwacje

Dane związane z rezerwacją konsultacji lub Sesji są przetwarzane w celu:

• dokonania i obsługi rezerwacji;

• potwierdzenia terminu;

• przesyłania informacji organizacyjnych;

• zmiany lub odwołania terminu;

• przygotowania i realizacji współpracy.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo wykonanie zawartej umowy.

4.3. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane Klienta są przetwarzane w zakresie niezbędnym do:

• zawarcia umowy;

• realizacji Usługi;

• prowadzenia procesu coachingowego;

• zarządzania wykupionymi Sesjami i Pakietami;

• rozliczenia wykonanych Usług;

• realizacji zwrotów lub rezygnacji.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.4. Płatności

Dane związane z płatnością są przetwarzane w celu obsługi płatności za Usługi.

Płatności internetowe są realizowane przy wykorzystaniu usług Stripe. Zakres danych przetwarzanych bezpośrednio przez operatora płatności zależy od wybranej metody płatności i zasad obowiązujących w Stripe.

Administrator nie otrzymuje pełnych danych instrumentów płatniczych, takich jak pełny numer karty płatniczej, jeżeli dane te są przetwarzane bezpośrednio przez operatora płatności.

Podstawą przetwarzania danych przez Administratora w związku z płatnością jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.5. Księgowość i obowiązki podatkowe

Dane wymagane przez przepisy podatkowe i księgowe są przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Do obsługi księgowości oraz dokumentów księgowych wykorzystywany jest system inFakt.

4.6. Notatki coachingowe

Administrator może prowadzić robocze notatki dotyczące przebiegu procesu coachingowego w zakresie potrzebnym do:

• zachowania ciągłości procesu;

• przygotowania kolejnych Sesji;

• analizy przebiegu współpracy;

• prowadzenia procesu zgodnie z ustalonymi celami.

W zakresie zwykłych danych osobowych podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeżeli w notatkach mają zostać utrwalone szczególne kategorie danych osobowych, podstawą ich przetwarzania jest odrębna wyraźna zgoda Klienta na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Notatki coachingowe są przechowywane lokalnie w zabezpieczonym środowisku.

4.7. Nagrywanie Sesji

1. Sesje mogą być nagrywane w formie audio wyłącznie na podstawie odrębnej i dobrowolnej zgody Klienta.

2. Nagrania oraz transkrypcje mogą być wykorzystywane w celu:

   • analizy przebiegu Sesji;

   • analizy pracy coacha;

   • sporządzenia notatek;

   • przygotowania kolejnych Sesji.

3. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Jeżeli nagranie lub transkrypcja zawiera szczególne kategorie danych osobowych, ich przetwarzanie opiera się również na wyraźnej zgodzie zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

5. Brak zgody na nagrywanie nie wpływa na możliwość korzystania z coachingu.

6. Klient może również sprzeciwić się nagraniu konkretnej Sesji, niezależnie od wcześniej wyrażonej zgody obejmującej kolejne Sesje.

7. Do nagrywania, transkrypcji i analizy nagrań może być wykorzystywana usługa Plaud.

4.8. Superwizja

Administrator może korzystać z superwizji swojej pracy coachingowej.

Informacje dotyczące procesu Klienta mogą być omawiane podczas superwizji wyłącznie w sposób zanonimizowany, bez przekazywania informacji umożliwiających racjonalną identyfikację Klienta.

Nagrania audio ani pełne transkrypcje Sesji nie są wykorzystywane podczas superwizji.

4.9. Reklamacje i dochodzenie roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• rozpatrywania reklamacji;

• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;

• dokumentowania ustaleń dotyczących wykonania umowy.

Podstawą przetwarzania jest, zależnie od okoliczności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

4.10. Newsletter

Po uruchomieniu newslettera dane osób, które dobrowolnie dokonają zapisu, mogą być przetwarzane w celu przesyłania newslettera oraz związanej z nim komunikacji.

Podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika.

Wymagana zgoda na otrzymywanie komunikacji elektronicznej będzie pozyskiwana zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Do obsługi newslettera planowane jest wykorzystanie platformy Substack.

4.11. Analityka strony internetowej

Administrator korzysta z wbudowanego narzędzia Framer Analytics w celu:

• tworzenia zbiorczych statystyk dotyczących korzystania ze strony;

• analizowania ruchu na stronie;

• oceny popularności poszczególnych treści i podstron;

• rozwijania strony internetowej.

Zgodnie z informacjami udostępnianymi przez Framer, Framer Analytics nie wykorzystuje plików cookie ani trwałych identyfikatorów służących do śledzenia użytkowników pomiędzy kolejnymi dniami lub urządzeniami. Dane udostępniane Administratorowi w panelu Framer Analytics są zanonimizowane i nie pozwalają na identyfikację konkretnej osoby.

Administrator nie korzysta obecnie z Google Analytics.

Framer potwierdza, że jego wbudowana analityka nie używa cookies ani trwałych identyfikatorów i że dane prezentowane właścicielowi strony są zanonimizowane. Framer

5. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi niezbędne do prowadzenia Powoli Studio.

2. W zależności od rodzaju Usługi lub czynności odbiorcami danych mogą być w szczególności dostawcy:

   • hostingu i infrastruktury strony internetowej;

   • poczty elektronicznej;

   • systemów rezerwacyjnych;

   • usług płatniczych;

   • narzędzi do wideokonferencji i kalendarza;

   • narzędzi do nagrywania i transkrypcji;

   • usług księgowych i fakturowania;

   • narzędzi do obsługi newslettera.

3. Aktualnie Powoli Studio korzysta w szczególności z następujących usług i dostawców:

   • Framer – strona internetowa i zanonimizowana analityka Framer Analytics;

   • home.pl – poczta elektroniczna;

   • TidyCal – rezerwowanie konsultacji i Sesji;

   • Stripe – obsługa płatności;

   • Google – w szczególności Google Meet i Google Calendar;

   • inFakt – księgowość i dokumentacja księgowa;

   • Plaud – nagrywanie, transkrypcja i analiza audio, jeżeli Klient wyraził odpowiednią zgodę;

   • Substack – newsletter po jego uruchomieniu.

4. W zależności od charakteru świadczonej usługi dany dostawca może przetwarzać dane w imieniu Administratora albo działać jako odrębny administrator w zakresie określonym przez obowiązujące przepisy i własne warunki świadczenia usług.

5. Dane nie są sprzedawane podmiotom trzecim ani przekazywane innym podmiotom w celu prowadzenia przez nie własnego marketingu bez odpowiedniej podstawy prawnej.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy usług wykorzystywanych przez Administratora mają siedziby lub korzystają z infrastruktury znajdującej się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

2. W związku z tym w określonych przypadkach może dochodzić do przekazywania danych osobowych poza EOG.

3. Jeżeli dochodzi do takiego transferu, jest on realizowany przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych w RODO, odpowiednich dla danego przypadku, w szczególności:

   • decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;

   • EU–US Data Privacy Framework, jeżeli dany podmiot jest nim objęty;

   • standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;

   • innych mechanizmów dopuszczonych przez obowiązujące przepisy.

4. Informacje dotyczące podstaw przekazania danych w odniesieniu do konkretnego dostawcy można uzyskać, kontaktując się z Administratorem na adres kontakt@powoli.studio.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących obowiązków prawnych oraz konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

W szczególności:

1. Nagrania audio Sesji i pełne transkrypcje – są przechowywane maksymalnie przez 14 dni od dnia Sesji, a następnie usuwane.

2. Notatki coachingowe – są przechowywane przez okres trwania procesu coachingowego oraz maksymalnie przez 3 miesiące po jego zakończeniu, a następnie usuwane lub anonimizowane.

3. Dane dotyczące zapytań, które nie doprowadziły do rozpoczęcia współpracy – co do zasady przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniejsze usunięcie danych jest uzasadnione.

4. Dane związane z rezerwacją, zawarciem i wykonaniem umowy – przez okres niezbędny do wykonania i rozliczenia umowy, a następnie w zakresie uzasadnionym obowiązkami prawnymi Administratora lub właściwymi terminami przedawnienia roszczeń.

5. Dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy.

6. Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przechowywania określonych danych.

7. Dane związane z newsletterem – do czasu rezygnacji z newslettera lub wycofania odpowiedniej zgody, z możliwością dalszego przechowywania informacji niezbędnych do wykazania faktu i historii udzielonej zgody.

8. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

2. Podanie określonych danych może być jednak niezbędne do wykonania wybranej czynności, w szczególności:

   • dokonania rezerwacji;

   • zawarcia i wykonania umowy;

   • dokonania płatności;

   • otrzymania odpowiedzi na zapytanie;

   • wystawienia faktury, jeżeli wymagają tego przepisy lub żąda jej Klient.

3. Przekazywanie szczególnych kategorii danych osobowych podczas coachingu jest dobrowolne.

4. Wyrażenie zgody na nagrywanie Sesji jest dobrowolne i nie stanowi warunku korzystania z coachingu.

9. Źródła danych

1. Dane osobowe są pozyskiwane przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dotyczą, w szczególności podczas:

   • kontaktu z Powoli Studio;

   • dokonywania rezerwacji;

   • zakupu Usługi;

   • udziału w procesie coachingowym;

   • zapisu do newslettera.

2. Niektóre informacje mogą być przekazywane Administratorowi przez podmioty obsługujące płatność, rezerwację lub inne narzędzia wykorzystywane przy realizacji Usług.

3. Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony mogą być pozyskiwane automatycznie za pośrednictwem przeglądarki, urządzenia oraz wykorzystywanych technologii internetowych.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;

• prawo do sprostowania danych;

• prawo do usunięcia danych;

• prawo do ograniczenia przetwarzania;

• prawo do przenoszenia danych;

• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;

• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej oraz okoliczności konkretnego przetwarzania.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem. RODO wymaga również, aby wycofanie zgody było równie łatwe jak jej udzielenie. Eur-Lex

W celu skorzystania ze swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem:

kontakt@powoli.studio

11. Prawo wniesienia skargi

Osobie, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych, przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem tym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aktualne informacje dotyczące sposobu wniesienia skargi są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec osób korzystających z usług Powoli Studio decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

13. Pliki cookie i podobne technologie

1. Strona powoli.studio może wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie.

2. Technologie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony mogą być stosowane w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy bez dodatkowej zgody użytkownika.

3. Wbudowane narzędzie Framer Analytics nie wykorzystuje plików cookie ani trwałych identyfikatorów służących do śledzenia użytkowników. Dane udostępniane Administratorowi w ramach Framer Analytics są zanonimizowane.

4. Powoli Studio nie korzysta obecnie z Google Analytics ani innych narzędzi analitycznych lub marketingowych wymagających stosowania nieobowiązkowych plików cookie w celu śledzenia użytkowników.

5. Jeżeli w przyszłości na stronie zostaną wdrożone technologie wymagające zgody użytkownika, nie będą one uruchamiane przed uzyskaniem wymaganej zgody, a użytkownik otrzyma możliwość jej udzielenia i późniejszego wycofania.

Według aktualnej dokumentacji Framera jego wbudowana analityka nie wymaga bannera cookies; konieczność uzyskiwania zgody może natomiast pojawić się po dodaniu zewnętrznych narzędzi korzystających z nieobowiązkowych cookies. Framer

Prawo komunikacji elektronicznej przewiduje co do zasady obowiązek uzyskania uprzedniej zgody na przechowywanie informacji lub dostęp do informacji zapisanej w urządzeniu końcowym, z wyjątkami m.in. dla technologii niezbędnych do wykonania żądanej usługi. ELI UODO wskazuje też, że zgoda na cookies nie powinna wynikać z pól zaznaczonych domyślnie i powinna być możliwa do łatwego wycofania. UODO

14. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne dostosowane do rodzaju i zakresu przetwarzanych danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

2. Stosowane środki obejmują w szczególności:

   • ograniczanie zakresu zbieranych danych;

   • ograniczanie dostępu do danych;

   • stosowanie zabezpieczeń kont i urządzeń;

   • przechowywanie notatek coachingowych lokalnie w zabezpieczonym środowisku;

   • ograniczanie okresów przechowywania nagrań i materiałów związanych z procesem coachingowym;

   • oddzielenie szczegółowych materiałów coachingowych od dokumentacji księgowej i materiałów marketingowych.

3. Dane są udostępniane zewnętrznym dostawcom wyłącznie w zakresie niezbędnym do korzystania z ich usług lub realizacji obowiązków Administratora.

15. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w związku ze zmianą:

   • obowiązujących przepisów;

   • sposobu świadczenia usług;

   • wykorzystywanych narzędzi;

   • zakresu lub celów przetwarzania danych.

2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana pod adresem:
   powoli.studio/polityka-prywatnosci

3. W przypadku zmian mających istotny wpływ na przetwarzanie danych osób pozostających w relacji z Powoli Studio informacja o zmianie zostanie przekazana w odpowiedni sposób.

4. Niniejsza wersja Polityki prywatności obowiązuje od 1 października 2026 r.